Quelles sont les principales tâches d’une télésecrétaire ?
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Pour beaucoup, il est difficile de concevoir le métier de télésecrétariat, même avec le développement perpétuel du travail à distance. Pour eux, une secrétaire se doit d’être toujours présente physiquement au sein de l’entreprise afin de parer à toute circonstance. Cette conception conservatrice de la profession du secrétaire s’adapte mal aux besoins réels de certaines sociétés. Indépendante ou salariée dans une société offshore, la télésecrétaire peut être un atout considérable.  

Les missions et compétences d’une télésecrétaire 

La télésecrétaire s’occupe à distance de la gestion administrative d’une entreprise ou d’une personne indépendante. Souvent le professionnel est chargé de la gestion de plusieurs individus travaillant au sein d’un même cabinet. Il effectue de nombreuses missions, entre autres la prise de rendez-vous, la retranscription des documents, la rédaction de devis, la mise à jour de l’agenda, etc. La télésecrétaire prend également en charge l’accueil téléphonique des clients et collaborateurs. Elle doit donc être capable de gérer les appels tout en gardant le contrôle sur les tâches administratives. Le professionnel doit être doté d’un grand sens de la communication et de l’organisation. Pour mener à bien sa mission, des compétences linguistiques sont nécessaires, elle doit maîtriser certaines langues comme l’anglais, l’espagnol, etc., mais aussi être à l’aise avec les nouvelles technologies. En effet, certaines missions peuvent demander l’utilisation de logiciels peu connus. 

Les bonnes raisons de faire appel à une télésecrétaire

 Faire appel au service d’un télésecrétaire permet de bénéficier d’une certaine souplesse. En effet, l’entreprise peut faire appel à son aide uniquement en cas de besoin. Les personnes chargées des tâches de télésecrétariat ont par ailleurs suivi des formations afin de fournir un service de qualité. De plus, cette solution permet de réaliser des économies. En effet, recourir à ce service externalisé réduit les charges sociales. Cela évite aux entreprises de recruter sous CDD et d’entamer des formalités administratives qui peuvent être très coûteuses. L’entreprise peut également solliciter les prestations de ce professionnel pour pallier rapidement et efficacement une absence au sein de son équipe, en cas de congé maladie ou de congé payé par exemple.

Les critères de choix du prestataire 

Le choix d’un prestataire ne doit pas se faire à la légère. Pour trouver le professionnel à distance correspondant à ses besoins, il convient de vérifier son expérience. Un débutant ne pourra pas forcément accomplir les exigences d’une grande enseigne. Il sera donc essentiel de vérifier ses références. Les qualifications supplémentaires sont également à prendre en compte. En effet, certains professionnels disposent d’une spécialisation, juridique ou médicale par exemple. Cela peut être un critère très avantageux pour l’entreprise. Les critères de choix peuvent aussi se baser sur les qualités relationnelles, notamment un grand sens de l’écoute, une capacité à s’adapter rapidement et la polyvalence. Une télésecrétaire se doit d’être discrète et bénéficier d’une grande flexibilité. La formule tarifaire est un autre point à prendre en compte. Pour un partenariat de longue durée, une tarification horaire peut par exemple plus adaptée. Pour un besoin ponctuel, une tarification à la tâche convient le mieux. Pour les missions ponctuelles, mais à répétition, il est plus intéressant de convenir d’un forfait correspondant à ses besoins.


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News Reporter

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