De plus en plus de professionnels de la santé optent pour l’externalisation de certains services, dont le secrétariat. Ce qui peut présenter plusieurs avantages, à condition de choisir le bon service de télé-secrétariat médical. Voici quelques conseils pour s’y retrouver.
Définir ses besoins en télésecrétariat médical et paramédical
Le secrétariat est un élément primordial dans le fonctionnement de tout établissement de santé. Il remplit différentes missions à commencer par l’accueil sur place, l’accueil téléphonique et la gestion administrative. Les options sont donc multiples lorsqu’il s’agit d’externaliser ce service. Votre télé-secrétariat peut s’occuper uniquement de l’accueil téléphonique ou bien prendre en charge d’autres tâches. Cela dépend de vos besoins en externalisation et de votre budget. Ainsi, un grand hôpital n’aura pas les mêmes besoins qu’une clinique ou une maison de santé. Il faut considérer le nombre de patients, la fréquence des appels, les spécialités, etc. Sachez qu’il est également possible de déléguer seulement quelques tâches à votre télésecrétaire médicale. Celle-ci vient alors compléter et soutenir le travail de votre secrétariat sur place. De cette façon, le personnel peut être libéré et se focaliser sur ce qui importe le plus.
Trouver un prestataire qui assure la permanence téléphonique
Vous le savez sans doute, la première fonction d’un service de télé-secrétariat est d’assurer l’accueil téléphonique. C’est pourquoi une telle prestation est proposée par les centres d’appel, qu’ils soient multidisciplinaires ou spécialisés. Cela dit, tous les prestataires ne proposent pas la permanence téléphonique. Un service qui est pourtant très apprécié par les patients et les consommateurs en général. Avec un accueil téléphonique permanent, vous pouvez répondre aux demandes de vos clients à tout moment. Votre secrétaire médicale à distance répond aux appels et les assiste de manière adéquate selon les consignes déléguées. Elle peut transmettre les appels urgents au bon praticien ou bien référer le patient à un autre service. Bref, votre secretariat telephonique médical sera disponible en dehors des horaires de travail. Cette disponibilité peut inclure la soirée, le week-end, les jours fériés ou lorsque vous partez en vacances.
Vérifier l’expertise des agents dans le télé-secrétariat médical
Comme indiqué précédemment, la téléassistance médicale peut être présentée par des centres d’appel généraliste ou spécialisés. Les premiers disposent d’un grand nombre d’agents et plus de ressources matérielles. En revanche, ils ne possèdent pas forcément les qualifications nécessaires pour effectuer du secrétariat médical. Il s’agit d’un service bien spécifique qui nécessite des capacités et qualités multiples. D’une part, il faut avoir les compétences de base pour être une bonne secrétaire de l’accueil téléphonique à la gestion administrative. D’une autre part, il faut avoir des connaissances suffisantes en relation avec les services de santé. Le travail à gérer peuvent être plus ou moins compliquées selon les tâches déléguées et la spécialité du praticien. Ce n’est pas la même d’assister un médecin généraliste, un chirurgien ou un dentiste. Il est donc important de vérifier la qualification et l’expertise des agents de télésecrétariat médical.
Profiter des dernières technologies dans le secrétariat médical
Une telesecretaire médicale a besoin de compétences adéquates et un minimum d’expérience pour bien remplir sa fonction. L’écoute, l’empathie, la patience, l’amabilité et l’organisation sont autant d’exemples. Cela dit, le centre d’appel que vous choisissez doit également posséder les ressources matérielles et logicielles nécessaires. La quantité n’est pas le seul critère, la qualité du matériel et la performance de systèmes utilisés sont plus importants. Encore mieux, vérifiez si vous avez accès aux dernières technologies dans le télésecrétariat médical et paramédical. Citons les plateformes de prise de rendez-vous et les solutions cloud pour une gestion beaucoup plus efficace de votre activité. D’ailleurs, les nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle et la réalité augmentée sont également exploitées dans le médical. Leurs applications sont nombreuses et touchent éventuellement les services de secrétariat. Des solutions innovantes et basées sur l’automatisation peuvent améliorer considérablement l’expérience des patients.
Penser à la compatibilité avec les autres solutions de gestion
Puisque nous avons parlé de ressources matérielles et logicielles, il est temps d’aborder un facteur essentiel : la compatibilité. Tout établissement de santé possède son propre système de gestion. Celui-ci inclut des équipements matériels, des outils numériques et des logiciels. Lesquels doivent être compatibles avec les solutions utilisées par le service de télésecrétariat. Prenons l’exemple des plateformes de prise de rendez-vous et de gestion d’agendas comme Doctolib et Maiia. Ces outils sont largement utilisés par les hôpitaux, cliniques, cabinets médicaux et laboratoires d’analyses. Sachez alors que vous pouvez trouver un service de télésecrétariat médical qui prend en charge ces outils. Il est également possible de changer les solutions logicielles que vous utilisez. Une option à considérer selon vos besoins et votre budget, tenant compte des dépenses supplémentaires. En effet, adopter un nouveau système de gestion peut nécessiter une formation adéquate du personnel.
Externaliser au-delà du secrétariat téléphonique médical
L’accueil téléphonique est sans doute le service le plus concerné par l’externalisation du secrétariat médical. Ceci parce que les praticiens et établissements de santé reçoivent des appels de manière fréquente. Il peut être difficile de répondre à toutes les demandes tout en assurant l’accueil physique et d’autres tâches. En passant par un centre d’appel, le personnel médical est libéré et peut se concentrer sur la présentation des soins sanitaires. Cela étant, une téléassistante peut prendre en charge plusieurs missions au-delà du télésecrétariat téléphonique médical. La gestion des paiements, la prise de rendez-vous en ligne et la numérisation des dossiers médicaux sont autant d’exemple. D’où l’importance de bien analyser vos besoins et d’explorer toutes les possibilités. Un véritable expert du télésecrétariat médical peut vous conseiller à ce propos et vous présenter des solutions adaptées à vos besoins. Ce qui nous mène au point suivant : la flexibilité.
Privilégier la flexibilité et la scalabilité dans le télé-secrétariat
Un des grands avantages du télésecrétariat médical aujourd’hui est la possibilité de personnaliser votre prestation. Effectivement, il faudra trouver un service qui propose bel et bien cette option. Vous pouvez alors obtenir une offre sur mesure parfaitement adaptée à vos besoins. Par exemple, un praticien qui dispose d’un secrétariat sur place peut externaliser seulement une partie du travail. L’assistance médicale à distance vient compléter le travail de votre personnel. C’est également possible de confier toutes les tâches du secrétariat à un prestataire externe. De cette manière, il n’y aura pas de besoin d’installer du matériel ou recruter des employés. C’est une solution particulièrement intéressante pour les petits business et les praticiens indépendants. Dans un deuxième plan, la scalabilité vous permet de modifier votre offre pour accompagner les changements dans votre activité. Votre télésecrétariat médical accompagne alors votre développement pas par pas.
Garantir la sécurité et confidentialité des données des patients
La sécurité des données est un grand enjeu pour les établissements de santé. Si vous optez pour l’externalisation de votre secrétariat, la tâche peut être encore plus difficile. En effet, il faudra choisir un prestataire qui respecte les normes en vigueur et vous apporte des garanties suffisantes à ce niveau. La confidentialité et la sécurité des données des patients sont soumises à des règles bien strictes. Plusieurs textes législatifs régissent les données médicales, incluant le RGPD et la Loi Informatique et Libertés. Le Code de la Santé publique s’applique également à ce sujet. Avant de faire appel à un service de téléassistance médicale, vérifiez qu’il respecte bien ces normes. Les agents d’accueil ont accès à différentes informations sensibles en fonction des tâches qui leurs sont déléguées. Ce sont les données personnelles des patients, l’historique de maladies, les résultats de tests, etc.
Analyser le rapport qualité-prix et la rentabilité de l’offre
Après tout ce travail de recherche et d’analyse, il ne vous reste plus qu’à déterminer les offres qui vous conviennent. Prenez le temps de bien analyser le rapport qualité-prix et mesurer la rentabilité de votre investissement. En effet, l’externalisation de certains services peut vous faire économiser de l’argent et vous aider à mieux maîtriser votre budget et votre trésorerie. Tout d’abord, cela vous épargne l’installation de ressources matérielles et logicielles. Sans oublier les dépenses de gestion et de maintien engendrées. Il ne serait pas nécessaire non plus de recruter du personnel avec toutes les dépenses que cela implique. Faire appel à une télésecrétaire médicale peut être la meilleure option pour votre établissement. Là encore, la flexibilité et la scalabilité s’avèrent primordiales pour trouver la meilleure offre. Prenez tout le temps qu’il vous faut pour vous informer, poser des questions, comparer et choisir.
Vérifier la fiabilité et la réputation du service de télé-secrétariat
N’oublions pas un critère de base dans la sélection de quelconque service, à savoir la fiabilité. C’est en effet un des premiers éléments à vérifier dans un service de télésecrétariat médical et paramédical. Vous trouverez de nombreuses informations sur le site web du prestataire, comme les conditions générales d’utilisation. Consultez également les avis des utilisateurs sur les réseaux sociaux et Google. D’ailleurs, vous pouvez demander conseil auprès d’autres professionnels de la santé. Commencez par vos amis et collègues, sans oublier les praticiens qui communiquent sur des forums dédiés. Ils pourront partager avec eux leurs expériences avec les centres d’appels médicaux et vous référer à des professionnels. Ne vous précipitez pas de choisir et prenez le temps de bien vous informer sur les prestataires qui vous intéressent.
En suivant ces quelques conseils, vous trouverez certainement le service de télé-secrétariat médical qui vous convient le mieux. N’hésitez pas à poser vos questions et prendre un rendez-vous pour discuter personnellement de votre demande. La proximité est d’ailleurs un critère important.
