La certification Qualiopi est devenue une étape incontournable pour les organismes de formation qui souhaitent obtenir des financements publics ou mutualisés. Cette certification, introduite par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, vise à garantir la qualité des prestations proposées par les prestataires de formation. Voici les étapes essentielles pour préparer votre organisme de formation à la certification Qualiopi, la documentation nécessaire aux processus à mettre en place et des astuces pour réussir l’audit avec succès.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi et pourquoi est-elle importante ?
Une certification obligatoire pour les financements publics
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les prestataires d’actions de développement des compétences (formation, bilan de compétences, VAE, etc.) qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés. Cela inclut les fonds de la part des OPCO, de Pôle Emploi, des Régions, de l’État ou encore de la Caisse des Dépôts.
Les objectifs de la certification Qualiopi
L’objectif principal de Qualiopi est d’améliorer la qualité des formations proposées en France. En obtenant cette certification, un organisme de formation démontre son engagement à fournir des prestations de qualité, répondant aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Cela permet également de renforcer la transparence pour les apprenants, les entreprises et les financeurs.
Les étapes clés pour préparer votre organisme de formation à la certification Qualiopi
1. Comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ)
La première étape pour préparer votre organisme à la certification Qualiopi consiste à bien comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ). Vous pouvez également opter pour un Kit de Certification qui vous aide et facilite le processus. Ce référentiel se compose de 7 critères principaux déclinés en 32 indicateurs applicables selon le type de prestations proposées (formation, VAE, etc.). Voici un aperçu des critères :
- Critère 1 : L’information des publics sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
- Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.
- Critère 3 : L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires.
- Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
- Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
- Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
- Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Pour chaque indicateur, vous devez être en mesure de prouver que vous respectez les exigences fixées. Cette compréhension vous permettra de mieux structurer votre démarche de préparation.
2. Rassembler et organiser la documentation nécessaire
L’un des aspects cruciaux de la préparation à la certification Qualiopi est la gestion de la documentation. Pour chaque critère et indicateur du RNQ, vous devrez fournir des preuves concrètes. Voici quelques exemples de documents à préparer :
- Fiches de présentation des formations : Indiquant les objectifs, le public cible, les modalités de déroulement, etc.
- Procédures internes : Concernant la conception, la mise en œuvre, et l’évaluation des formations.
- CV et certificats de compétences des formateurs : Prouvant leur qualification et leur expertise.
- Modèles de questionnaires de satisfaction : Utilisés pour recueillir les avis des apprenants et des parties prenantes.
- Plans de développement des compétences des équipes : Montrant l’effort continu pour maintenir un niveau élevé de qualité.
Assurez-vous que ces documents sont bien structurés, facilement accessibles, et qu’ils couvrent l’ensemble des indicateurs applicables à votre activité.
3. Mettre en place des processus internes conformes au RNQ
La certification Qualiopi exige que votre organisme de formation dispose de processus internes bien définis et conformes aux exigences du RNQ. Voici quelques processus à mettre en place :
- Processus de veille et d’innovation : Afin de rester informé des évolutions du secteur de la formation et d’innover en conséquence.
- Processus de suivi et d’accompagnement des apprenants : Pour s’assurer que chaque apprenant bénéficie d’un suivi personnalisé et adapté.
- Processus d’amélioration continue : Basé sur les retours des apprenants et des parties prenantes pour ajuster et améliorer les prestations.
L’objectif est de démontrer que votre organisme fonctionne selon des standards de qualité reconnus et que ces standards sont appliqués de manière systématique.
4. Former votre équipe à la démarche qualité
Pour réussir la certification Qualiopi, il est crucial que toute l’équipe de votre organisme de formation soit impliquée dans la démarche qualité. Il est recommandé de :
- Organiser des sessions de formation internes : Pour sensibiliser vos équipes aux exigences de Qualiopi et au rôle de chacun dans ce processus.
- Désigner un référent qualité : Qui sera responsable de superviser la mise en place et le respect des processus qualité au sein de l’organisme.
- Mettre en place un plan de développement des compétences : Pour garantir que votre équipe dispose des compétences nécessaires pour maintenir et améliorer la qualité des formations.
Comment réussir l’audit de certification Qualiopi
1. Préparer l’audit
L’audit de certification Qualiopi est l’étape cruciale pour obtenir la certification. Voici quelques conseils pour bien vous y préparer :
- Anticiper les questions de l’auditeur : En vous basant sur les critères et indicateurs du RNQ, préparez des réponses précises et des preuves concrètes pour chaque point.
- Effectuer un audit blanc : Pour identifier les éventuelles faiblesses de votre organisme et y remédier avant l’audit officiel.
- Impliquer toute l’équipe : Chaque membre de l’équipe doit être prêt à répondre aux questions de l’auditeur et à expliquer son rôle dans la démarche qualité.
2. Gérer l’audit le jour J
Le jour de l’audit, il est important de :
- Accueillir l’auditeur dans un environnement serein et professionnel : Préparez une salle de réunion avec tous les documents nécessaires.
- Suivre une méthodologie claire : Répondez aux questions de l’auditeur de manière concise et assurez-vous de fournir toutes les preuves demandées.
- Rester transparent : Si un point est perfectible, indiquez-le clairement et présentez les actions correctives que vous comptez mettre en place.
3. Suivre les recommandations de l’audit
À l’issue de l’audit, l’auditeur vous remettra un rapport. Selon les résultats, il se peut que vous deviez mettre en place des actions correctives. Il est essentiel de : – **Mettre en œuvre rapidement les recommandations** : Pour éviter un éventuel retrait ou un refus de la certification. – **Documenter les actions correctives** : Afin de prouver que vous avez pris en compte les remarques de l’auditeur et que vous avez corrigé les points faibles identifiés.
Maintenir la certification Qualiopi sur le long terme
1. Assurer une veille continue
La certification Qualiopi n’est pas acquise une fois pour toutes. Vous devez maintenir les standards de qualité définis par le RNQ tout au long de la période de validité de la certification. Pour cela, il est important de :
- Suivre les évolutions législatives et réglementaires : Afin de rester conforme aux nouvelles exigences.
- Adapter vos processus en continu : Pour répondre aux nouvelles attentes des apprenants et des financeurs.
- Participer à des formations et séminaires sur la qualité en formation : Pour rester à jour des meilleures pratiques.
2. Préparer l’audit de surveillance
En plus de l’audit initial, un audit de surveillance est prévu 18 mois après la certification initiale pour vérifier que votre organisme maintient les standards de qualité. Voici quelques conseils pour cet audit :
- Maintenir un niveau élevé de préparation : Comme pour l’audit initial, assurez-vous que toute la documentation est à jour et que les processus sont respectés.
- Analyser les retours des apprenants et financeurs : Pour ajuster vos pratiques si nécessaire.
- Faire un point qualité régulier avec votre équipe : Pour s’assurer que tout le monde reste mobilisé sur les enjeux de qualité.
La certification Qualiopi est un gage de qualité pour les organismes de formation en France. Sa préparation demande rigueur, organisation et une implication de toute l’équipe. En suivant ce guide pratique, vous serez mieux armé pour réussir la certification et maintenir les standards de qualité exigés sur le long terme. Non seulement vous pourrez accéder aux financements publics, mais vous renforcerez également la crédibilité et l’attractivité de votre organisme auprès des apprenants et des entreprises.
