6 étapes pour organiser une réunion en ligne
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Le télétravail est devenu commun, voire la norme, dans la plupart des domaines aujourd’hui. Ce qui nécessite parmi beaucoup de choses d’organiser des réunions en ligne. Voici les étapes principales essentielles à suivre.

Définir l’objet de la réunion et son objectif

Vous avez certainement une raison d’organiser une réunion en ligne, mais y avez-vous pensé suffisamment ? Est-il vraiment nécessaire de prévoir un meeting ou bien c’est possible de résoudre le problème autrement ? L’objectif de la réunion est-il raisonnable et atteignable ? En répondant à ces questions et plusieurs autres, vous arriverez à déterminer un sujet pertinent de votre réunion et aussi choisir les participants adéquats. Vous pouvez aussi inclure des observateurs, sans oublier le modérateur.

Sélectionner les outils web à utiliser

Selon votre domaine d’activité et le thème spécifique de la réunion, il y a aura plus ou moins de logiciels utiles pour vous. Une plateforme de réunion en ligne est à choisir, disposant de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et sécurisée évidemment. Le Whiteboard est par exemple un de ces outils indispensables pour partager des idées virtuellement. Même pour l’invitation des participants et l’envoi d’informations, on recommande de passer par une plateforme sécurisée.

Mettre en place un agenda ou programme

Il faudra éventuellement choisir la date convenable pour organiser votre réunion et établir tout un agenda qui dicte son déroulement. C’est indispensable pour tous les participants de recevoir cet agenda à l’avance afin qu’ils puissent se préparer et pour être sur la même page le jour J. Les informations à inclure sont l’objectif du meeting, les problèmes à discuter, des préparations spécifiques confiées à chacun, mais pas seulement. Demandez aux participants de contribuer, prenez leurs avis et laissez un petit espace dans votre agenda pour les imprévus.

Partager les informations nécessaires

Une fois l’agenda établi, il faudra l’envoyer aux participants au moins 24 heures à priori. Mais plusieurs autres informations sont à communiquer et à partager jusqu’à l’organisation de la réunion. Il s’agira par exemple d’additions que vous ajoutez à l’agenda, de modifications apportées à la thématique discutée, de l’introduction de participants additionnels, etc. Quand vous travaillez sur une plateforme dédiée, vous pouvez partager des notes (brainstorming, mind maps) en temps réel et synchroniser.

Préparer le contenu et l’espace de réunion

Toute réunion, et toute tâche d’ailleurs, ne peut être réussie sans une bonne préparation. Vous aurez des préparations à effectuer individuellement en tant qu’organisateur de la réunion, responsable d’un projet ou directeur de l’équipe. Et vous aurez dans certains aspects besoin de coordonner avec le modérateur et les autres participants. Ceux-ci devront également effectuer leur part de préparation.

Tester que tout fonctionne correctement

C’est le jour J et vous êtes sur le point de démarrer votre réunion en ligne. Il est bon temps alors de vérifier que tout est en ordre et que tous les équipements et outils de communication fonctionnent parfaitement. Les problèmes techniques peuvent notamment entrainer l’annulation de la réunion ou du moins la retarder. Dans tous les cas, elle sera moins productive.

Si c’est la première fois que vous organisez une réunion en ligne et que vous êtes novice au télétravail, prenez le temps d’en apprendre plus et de vous former si nécessaire.


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