Logistique événementielle : une base fondamentale de réussite
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La réussite d’un événement tient en grande partie à la qualité de la logistique événementielle. C’est la mobilisation de ressources requises pour la réalisation et le bon déroulement d’un événement. Elle regroupe l’ensemble de matériel, les prestataires techniques et les ressources devant être opérationnels au moment convenu pour une manifestation sans échec.

Logistique événementielle, qu’est-ce que c’est ?

La logistique événementielle touche à l’ensemble des ressources indispensables à la réalisation et au bon déroulement d’un événement. Chaque événement nécessite une logistique adaptée. Les professionnels de l’événementiel considèrent la logistique comme un élément déterminant de la planification de projet. Il faut faire preuve d’une grande capacité d’organisation et d’une aisance relationnelle parfaite. Une petite erreur dans la logistique événementielle aura considérablement des conséquences déplorables sur les porteurs de la manifestation.

Que savoir avant chaque événement ?

L’organisation d’événements, de quelque nature que ce soit tient en partie à la logistique événementielle. Pour la réussite de celle-ci, il faut tenir compte de :

La connaissance du client

Les éléments que le prestataire technique choisit pour la logistique événementielle doivent être conformes à la culture et l’identité de l’entreprise. Pour ce faire, il se doit de connaître le porteur du projet et tous ceux qui pourraient venir à l’événement. Il doit connaître exactement le nombre de convives ou à défaut le nombre approximatif.

De quoi s’agit-il ?

C’est pour déterminer le type d’événement à la charge du prestataire. Cela permet d’avoir une idée de l’ambiance attendue pendant la manifestation afin de choisir les éléments à intégrer. C’est ici qu’il faut demander la durée et le programme de l’événement.

Le lieu de l’événement

Il est impératif de savoir les dimensions des lieux et la liste de la logistique déjà présente sur place. Le prestataire pourra faire quelques études d’aménagement. Il aura aussi une vue réelle sur l’espace.

La date

A ce niveau, il faut chercher à connaître la date de l’événement pour vite commencer la planification. Ainsi, commencer à faire les réservations de matériels du spectacle, à solliciter les services d’une société de transport événementiel spectacle, contacter les divers intervenants… Ensuite, il faut établir le devis de la logistique événementielle.

Que fait un prestataire en logistique événementielle ?

On peut faire appel à un logisticien pour n’importe quel événement institutionnel ou privée, rencontres d’entreprises, tournées artistiques…

Avant l’événement

Le responsable établit la liste des besoins en logistique pour l’événement selon les catégories du concept : transport événementiel spectacle, restauration, effets lumineux, sonorisation, signalisations.

Ce qui suit est de regrouper les éléments. Un chargé de logistique événementielle s’occupe aussi de la réception et de l’accueil des invités. Ainsi, pour avoir une vue globale de l’avancement du projet, il faut prévoir une check-list, un échéancier et opérer une répartition précise des tâches.

Le jour J

L’équipe logistique procède à l’installation des matériels. Elle veille aussi à satisfaire chaque participant. Un test avant l’événement permet toujours de s’assurer de la logistique.

Après l’événement

L’équipe range tout de sorte que les lieux reprennent leur état d’origine. Aussi, il rapporte les équipements loués aux propriétaires. Pour un événement itinérant, on s’assure que toute la logistique passe d’un lieu à un autre parfaitement. Pour une logistique exceptionnelle, il est toujours bien de recourir à une société spécialisée.


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