Remboursement des frais kilométriques par l’employeur : tout ce qu’il faut savoir !
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Avez-vous déjà utilisé votre propre moyen de déplacement pour accomplir une mission au nom et pour le compte de votre entreprise ? Si oui, vous devez réclamer un remboursement des frais kilométriques à votre employeur. Qu’est-ce que le frais kilométrique ? Dans quelle condition peut-on le réclamer ? Comment se calcule ce frais kilométrique ? Dans cet article, nous vous présentons de long en large tous les aspects de cette indemnité.

Qu’est-ce que le frais kilométrique ?

Encore appelés indemnités kilométriques ou barèmes kilométriques, les frais kilométriques sont des indemnités auxquelles un employé a droit lorsqu’il utilise sa voiture ou moto personnelle dans l’exercice de sa fonction. Si le salarié recourt à son propre moyen de déplacement pour aller rencontrer un fournisseur ou pour se rendre à un rendez-vous avec des partenaires d’affaires de l’entreprise, il peut réclamer un remboursement auprès de son employeur.

Il faut noter qu’aucune disposition du code du travail n’a prévu cette indemnité. Elle est plutôt née de la volonté des employeurs de supporter les charges de la mission accomplie par le salarié, surtout si ce dernier ne dispose pas d’un véhicule de fonction. Vous devez aussi savoir que les frais kilométriques ne prennent pas en compte votre trajet de la maison jusqu’à votre bureau, mais concernent strictement le trajet effectué dans l’exercice d’une mission de l’entreprise. Vous ne devez pas non plus intégrer à cette indemnité les frais de péage ou de stationnement. Pour calculer vos frais kilométrique, vous pouvez recourir à un logiciel note de frais.

Que couvrent les frais kilométriques ?

Comme nous l’avons vu un peu plus haut, le salarié peut prétendre à un remboursement des frais kilométriques dès lors qu’il effectue un déplacement professionnel avec son propre véhicule. Il peut aussi réclamer un remboursement si le véhicule utilisé appartient à son conjoint ou à un membre de son foyer fiscal. Cependant, il ne pourra pas demander une indemnisation s’il loue un véhicule avec ses propres fonds lors de ce déplacement professionnel.

Nombreux sont ceux qui pensent à tort que les indemnités kilométriques ne concernent que les dépenses de carburation. En effet, les frais kilométriques concernent également les frais inhérents à l’emploi de la voiture comme : l’assurance auto, l’entretien de la voiture et l’usure de la voiture. Comment fonctionnent donc les frais d kilométriques ?

Pour réclamer un remboursement des frais kilométriques, il faut présenter certaines pièces justificatives comme la date de l’exécution de la mission, les adresses de départ et d’arrivée, le motif du déplacement, le nombre de kilomètres effectués et une copie du certificat d’immatriculation du véhicule. Les frais kilométriques se calculent en fonction d’un barème déterminé chaque année par l’administration fiscale. Ce barème présente le montant minimum que doit verser l’entreprise à un salarié qui a utilisé son propre moyen de déplacement pour une mission professionnelle.

Depuis 2016, l’administration fiscale a intégré les missions accomplies par un salarié avec un vélo. Qu’il s’agit d’un vélo électrique ou non, le barème d’indemnité « IK vélo » est de 0.25 € par kilomètre parcouru. Un autre avantage de l’IK vélo est que le salarié peut y prétendre s’il utilise ce moyen de déplacement pour se rendre à son lieu de travail à condition de justifier de la nécessité de recourir à ce moyen de transport pour venir au bureau.


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News Reporter